Documento emitido por un órgano colexiado ou autoridade pública que acredita feitos, consideracións ou acordos.
Estrutura da acta de reunión
1 Cabeceria
- Título: indicación breve do contido destacada tipograficamente do resto do documento.
- Identificación do procedemento: nome do órgano que convoca, número da sesión, carácter ordinario ou extraordinario, lugar e data, hora de inicio e de remate. Estes datos poden formar parte do título.
- Identificación dos convocados:
- Asistentes: relación cos nomes e cargos que ocupan (presidente/a, secretario/a, membro) ou condición na que acoden (representación). Se é moi numerosa, pode incluírse como anexo.
- Non asistentes: cos mesmos datos caos asistentes, distínguese entre dous grupos, segundo excusasen a súa ausencia ou non. Poden facerse con epígrafes como: «Xustifican a non asistencia» e «Ausentes». Se o grupo convocado é moi numeroso, pode ignorarse este punto.
- Orde do día: asuntos que se tratarán e que foron indicados na convocatoria.
2 Corpo
- Deliberacións: transcrición resumida das intervencións. Aparecerán ordenadas correlativamente co punto da orde do dá co que se relacionan. Cada deliberación irá acompañada polo nome do membro que a realiza e polos acordos que xera, de ser mester. Tamén pode darse o caso de que este apartado non sexa necesario se a reunión non dá lugar a debate dos puntos.
- Acordos: relación ordenada correlativamente ao punto da orde do día ao que se refire. Transcribirase cada un en parágrafo á parte e indicarase a maioría da aprobación. Se algún membro o solicita, tamén se consignará o sentido dos votos (a favor, en contra, abstención) así como os motivos que os xustifican. Se algún punto non puido debaterse ou no produciu ningún acordo, tamén debe deixarse constancia.
Ademáis dos consellos vistos para a redacción dos documentos, cómpre lembrar que a acta se redacta en presente e en terceira persoa, a non ser a fórmula final:
Sen máis asuntos que tratar, o/a presidente/a remata a sesión e eu redacto esta acta como secretario/a.
3 Peche
- Sinatura: cargo e rúbrica
- Visto e prace: fórmula de conformidade, cargo e rúbrica do/a presidente/a do órgano colexiado.
4 Anexos
Documentación que se achega á acta relacionada coas deliberacións dos distintos puntos. Cando haxa varios documentos, elaborarase unha lista numerada correlativamente.
Exemplo
ACTA DA SESIÓN NÚMERO 7, DA MESA DE CONTRATACIÓN DUNHA CONSULTORÍA PARA A REDACCIÓN, EDICIÓN E DISTRIBUCIÓN DA REVISTA CORPORATIVA DA CONSELLERÍA DE INNOVACIÓN E INDUSTRIA
LUGAR: sala de xuntas da Secretaria Xeral da Consellería de Innovación e Industria
DATA: 27 de agosto de 2002
HORA DE COMEZO: 9.00 h
HORA DE REMATE: 11.00 h
ASISTENTES
Dona …. (asesora xurídica da consellería), presidenta
Don…. (interventor delegado da consellería), vogal
Dona … (xefa do Servizo de Planificación), vogal
Don …. (xefe do Servizo de Información), secretario
AUSENTES
Dona …. (asesora externa da consellería), vogal
ORDE DO DÍA
1 Aprobación da acta da sesión anterior
2 Resolución da licitación, polo procedemento negociado, para contratar unha consultoría que se ocupe da redacción, edición e distribución de 3 números da revista corporativa da Consellería de Innovación e Industria
3 Rogos e preguntas
DELIBERACIÓNS
1 Aprobación da acta da sesión anterior
Apróbase a acta da sesión anterior, de carácter extraordinario, correspondente ao 05.08.2002.
2 Resolución de licitación polo procedemento negociado, para contratar unha consultoría que se ocupe da redacción, edición e distribución de 3 números da revista corporativa da Consellería de Innovación e Industria
A presidenta le o informe elaborado polo responsable do proceso de negociación. Nel consta que a empresa Pedroso SL é a que obtivo a maior puntuación e a súa oferta cumpre as condicións técnicas establecidas no prego de prescricións.
Os vogais revisan a oferta presentada, o informe do servizo negociador e a documentación achegada pola empresa adxudicataria. Confirman que é correcta.
Tras valorar a oferta, os membros da mesa acordan propoñer como adxudicataria do contrato de consultoría á empresa Pedroso SL, por un importe de 30 000 €.
3 Rogos e preguntas
Dona Natalia Oviaño Cora pregúntalle á presidenta da mesa se coñece o prazo de execución estimado para este contrato, pois a estas alturas do ano é difícil poder tirar os 3 números acordados da revista.
A presidenta respóndelle que non pode precisalo, pero coida que a vontade da consellería é editar un número cada dous meses.
ACORDOS
1 Apróbase a acta da sesión anterior, de carácter extraordinario, correspondente ao 05.08.2002.
2 Acórdase propoñer como adxudicataria do contrato de consultoría á empresa Predroso SL, por un importe de 30 000 €.
Sen máis asuntos que tratar, a presidenta remata a sesión e eu redacto esta acta como secretario.
O secretario Visto e prace
A presidenta
ANEXOS
1 documentación achegada pola empresa adxudicataria coa súa oferta
2 informes técnico e económico presentados pola presidenta
