Documentos para comunicar información oficial a outras admistracións e organismos (oficio interno) ou aos cidadáns (oficio externo).

Estrutura

Aínda que a información que se inclúe é a mesma, atoparemos certas diferencias na colocación dos datos e no estilo utilizado segundo se trate dun oficio interno ou dun externo.

1 Cabeceira

- Identificiación do destinatario: nome, apelidos e enderezo completo no oficio exteno. Se se trata dun organismo, dependencia ou unidade administrativa, sitúase esta información na última liña escrita con maiúscula. Se se dirixe a un cargo, poderase acompañar ademais co tratamento protocolario.

- Título: indicación breve do contido destacada tipograficamente do resto do documento.

- Referencia: código de clasificación utilizado para coñecer a procedencia ou o destino do documento. Se se envía por primeira vez, indiarase a referencia do emisor; se se trata dunha resposta, cubriranse as dúas.

- Asunto: breve descrición do obxecto da comunicación.

2 Corpo

No caso do oficio externo, cabe a posibilidade de abrir a comunicación cun saúdo e, en consecuencia, de pechala cunha despedida. Na redacción do oficio interno cobran maior importancia a concisión e a brevidade, así como un ton formal e exento de tratamentos. En calquera dos dous casos, trátase dun documento monotemático, polo que debe procurarse reducilo a un parágrafo.

3 Peche

- Sinatura: rúbrica, nome e apelidos, e cargo. Por ir despois do nome, o cargo non leva o artigo diante.

- Lugar e data

Esta é a orde que se segue nos oficios externos, que empregan fórmulas de saúdo e despedida. De non utilizalas, a orde debe ser inversa: lugar e data, sinatura e posdata. No bloque da sinatura mantense a orde habitual (cargo, rúbrica, nome e apelidos) e incorpórase o artigo á indicación do cargo. É o caso do oficio interno.

 

Exemplos

 

Alexandra López Mallo

Travesa da Agra, 22, 1º

36025 Cuntis

Pontevedra

 

OFICIO

 

Ref.: 0508

Asunto: reclamación

 

Señora,

A Consellería de Sanidade fíxonos chegar a súa reclamación sobre os horarios das clases de preparación ao parto que na actualidade se ofrecen no centro de saúde da súa vila. Infórmoa de que esta queixa está sendo estudada e agardamos darlle unha resposta no menor tempo posible.

 

Atentamente,

 

Nome e apelidos

Xerente do Sergas

Pontevedra, 23 de maio de 2003

 

 

OFICIO

 

s/ref.: 1972

n/ref.: 0833

Asunto: devolución de documentación

 

En resposta á súa petición, envíolle a documentación que xuntou á solicitude de subvención para un servizo lingüístico no Concello de Miño: o proxecto de actividade para o ano 2003 e a previsión de orzamento.

 

Santiago de Compostela, 20 de marzo de 2003

A directora xeral de Administración Local

 

Nome e apelidos

 

 

ALCALDE DO CONCELLO DE MIÑO