Como en calquera outro texto escrito, nos documentos administrativos os dous puntos empréganse para introducir información. O máis común é:

- Reproducir palabras ou citas textuais.

O afectado manifestou: «Os muros de contención foran lavantados dous meses antes do temporal».

- Iniciar unha enumeración.

Os cursos ofertados son os seguintes: contabilidade, atención ao público e linguaxe xurídica.

- Comezar un discurso.

Señores e señoras:

Prégolles que se manteñan en silencio ou vereime na obriga de desaloxar a sala. 

- Tamén existe a posibilidade de empregalos no saúdo daqueles documentos que o conteñan. Mais para isto aconséllase empregar a coma e asignarlles aos dous puntos a función de introducir o contido principal da comunicación administrativa, aquel que aparece tras verbos como:

SOLICITO:                  DIGO:              FAGO CONSTAR:

DECIDO:                   INFORMO:         CERTIFICO:

A relevancia desta parte do documento é tal que se escribe tamén en maiúsculas.