En función da súa posición no documento, algunhas palabras deben escribir a primeira letra en maiúscula:

- ao comezo dun texto;

- despois de punto, de interrogación ou admiración final;

- despois de puntos suspensivos se estes remataban unha oración;

- despois de dous puntos se se trata dunha cita que comeza por maiúscula.

Existe outro principio para empregar a maiúscula: diferenciar, destacar un elemento. Ao igual que acontece coa negra e a cursiva, un uso abusivo ou reiterado deste recurso provoca que perda a súa efectividade, ademais de facer máis complexas a lectura e a interpretación da mensaxe.

En consecuencia, tomaremos como norma xeral escribir con maiúsculas calquera palabra común así como os nomes propios cando se utilizan de forma xenérica: cada sala, estes autos…

Tamén cando se trata de:

- Nomes de centros, establecementos e entidades educativas, sanitarias e culturais: escola, instituto, residencia.

- Nomes de divisións territoriais e de accidentes xeográficos: o río Ulla, a vila de Negreira, a provincia da Coruña.

- Os días da semana, os meses e as estacións.

- Os documentos acreditativos: o número de identificación fiscal, o carné de manipulador/a de alimentos.

- Os nomes dos impostos: imposto sobre o valor engadido (IVE)

Levan maiúscula inicial

- Os nomes propios e alcumes de persoas, así como os de familias e dinastías, sexan mortais ou divindades: os Windsor; santa Minia, Moncho Fernández, o Alquimista.

- As abreviaturas dos tratamentos de cortesía e de protocolo: Ilmo./a. Sr./a. De iren as palabras enteiras, van en minúscula: ilustrísimo/a señor/a, excelentísimo7a señor/a.

- Os topónimos e outros nomes de lugar, sempre que sexan imprescindibles para a denominación: Foz, a Cidade Olívica, o Monte Louro.

- Os nomes de edificios singulares ou que se fixaron na lingua como se fosen nomes propios debido ao éxito do seu asentamento: o Palau da Música, a Biblioteca do Congreso.

- Os substantivos e adxectivos que forman parte do nome dunha entidade formalmente constituída. Tamén pode manter a maiúscula no caso de nomeala de maneira incompleta pero acompañada dun artigo determinado. Calquera outra expresión que non se corresponda co nome propio da entidade porase en minúscula: O Concello de Ponteceso apoia…; O Rexistro Civl de Santiago de Compostela informa…// O Concello apoia…: O Rexistro Civil informa…// Este concello apoia…; Este rexistro informa… Non obstante, lembremos que os cargos que representan estas entidades se escriben en minúscula: a conselleira de Cultura, o alcalde de Ponteceso…

- Os nomes de entidades xurídico-públicas e relixiosas. Non así os adxectivos que os acompañan: Administración autonómica, Goberno central, Igrexa católica, Estado español.

- As siglas e algúns dos símbolos internacionais: DNI, DOG, N, L.

- A inicial de cada palabra dos títulos das publicacións periódicas: Diario Oficial da Unión Europea.

- A primeira palabra dos títulos de producións culturais ou artísticas: libros, obras pictóricas, peliculas…

- Todas as palabras no caso dos datos da persoa destinataria, cando se fai referencia a esta no pé do documento. Esta circunstancia só se pode dar se o documento vai dirixido a outra entidade ou unidade administrativa.

Tamén pode escribirse un texto íntegro en maiúscula con esta mesma función connotativa: para destacar un título ou as partes en que se organiza o documento, de igual xeito que se fai coa letra negra. O importante nestes casos é empregar os recursos de forma xerarquizada e coherente.