Dúas das premisas da Administración moderna son a transparencia das actuacións e a proximidade coa cidadanía. Para conseguir estes obxectivos hai que cambiar a perspectiva desde a que se sitúan as comunicacións, comezando por:

- Identificar sempre a autoría do documento: cada comunicación ten un responsable, ademais da entidade, órgano ou unidade á que representa. Esta persoa consignará o seu nome, apelidos e cargo ou responsabilidade segundo o cal emite a comunicación.

- Empregar preferentemente a 1ª persoa do singular: é unha manifestación de responsabilidade sobre o acto que se executa (informo, certifico…)

- Tratar con respecto, pero sen veneración, a persoa destinataria. A manifestación do respecto da Administración e dos seus representantes ao dirixírense ás persoas exprésase co promome «vostede».

- Adaptar a comunicación ao xénero da persoa interlocutora.